Begeleiding van samenwerking

Als wij de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer begeleiden geloven we dat het gesprek moet plaatsvinden op zowel de relatie, als op de inhoud. Iedereen kent tegenwoordig de ijsbergtheorie en als het meezit, hebben opdrachtgever en opdrachtnemer op de hei een goed gesprek over het deel onder water. Maar daar stopt het volgens ons niet: wij zorgen ervoor dat juist ook de moeilijk onderwerpen op tafel komen. Want anders was die heidag gezellig en verdiepend, maar dichter bij de oplossing zijn jullie niet gekomen.

Je kent het wel: na een paar zinnen van je gesprekspartner weet je precies wat er aan de hand is. In het gesprek ben je eigenlijk alleen nog op zoek naar de bevestiging van je aanname. Zo zijn we “geprogrammeerd”. Ons reptielenbrein reageert snel en instinctief om onszelf snel in veiligheid te brengen. Een nadeel is dat we minder open staan voor wat de ander zegt, omdat we ons oordeel al klaar hebben. Luister dus beter naar wat de ander zegt. Het helpt om nieuwsgierig te zijn naar wat de ander beweegt, denkt en voelt. Die voelt zich serieus genomen, wat de samenwerking bevordert.

Een open deur. Toch vergeten we het vaak het nut van open vragen stellen. Wordt het spannend in de samenwerking, dan wil je de ander overtuigen van jouw gelijk: “Je kunt toch niet ontkennen dat we dit eerder besproken hebben?” Neem op zo’n moment afstand van jouw standpunt en vraag: “Hoe vind je dat het proces tot nu toe gelopen is?” Met open vragen breng je rust in het gesprek den dwing je jezelf te luisteren. De ander voelt zich beter gehoord waardoor minder de neiging ontstaat om te overtuigen. Zo ontstaat ruimte om over oplossingen te praten, wat de samenwerking ten goede komt.

Luisteren, samenvatten, doorvragen. Wie heeft het niet geleerd? Maar waarom doen we het dan toch zo weinig? We maken het makkelijker: vat samen. Als je een gesprek met iemand voert, zorg er dan voor dat je van tijd tot tijd samenvat wat je hebt gehoord. En doe dat het liefst in je eigen woorden (‘parafraseren’), want op die manier weet je gesprekspartner dat je echt geluisterd hebt en je je eigen hebt gemaakt wat hij of zij heeft verteld. Op deze manier maak je echt contact met de ander. En ja, daarvoor moet je ook luisteren. Het zal je nieuwsgierigheid aanwakkeren en dan komt het doorvragen vanzelf wel.

Wat maakt een reflectieve vraag anders dan een normale vraag? Dat is een goede reflectieve vraag. Je moet er immers over nadenken. Voor het formuleren van een goed antwoord maak je een snelle analyse van het verschil tussen een normale en een reflectieve vraag. Het gaat hier niet om feitenkennis of vooraf geleerde of ingestudeerde zaken. Dit soort vragen leveren je meer informatie op dan eenvoudige vragen. Daarom zijn ze goed als je je gesprekspartner beter wilt begrijpen. Een reflectieve vraag formuleren is niet makkelijk, omdat je je eerste moet verdiepen in de context. Dus: wat heb je nou geleerd van dit stukje?

Dit is niet bepaald het sterke punt van de mensen die werken in de techniek, maar voor ons is het één van de belangrijkste troefkaarten om de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te verbeteren. Door de emoties die bijvoorbeeld voelbaar aanwezig zijn in een overleg te benoemen – of anders gezegd: niet te vermijden – voelen mensen begrip en haal je de angel uit een gesprek. Zodra dat is gebeurd, merk je direct dat er weer ruimte is om het over de inhoud te spreken en tot oplossingen te komen.

Misschien wel onze belangrijkste stelregel als het aankomt op samenwerking: ga in de schoenen van de ander staan. Het is makkelijk om te zeggen dat je oog hebt voor het belang van de ander. Maar hoe merkt de ander dat? En hoe weet je eigenlijk wat haar of zijn belang is? Het gewoon vragen is natuurlijk een goede optie, maar wij geloven erin dat het nog krachtiger is om je zo goed mogelijk in de ander te verplaatsen. Daarom zorgen wij er tijdens samenwerkingssessies voor dat je in de rol van de ander kruipt. En dan ziet je werkelijkheid er plotseling heel anders uit!